چکیده

مدیریت باید همگام با سازمان، جهت رسیدن به اهداف کیفی و کمی خود، با تعریف خط مشی کیفی و کمی درون سازمانی و

ایجاد انگیزه برای پرسنل تحت اختیار خود، برای رسیدن به این مهم با گامهای استوار و ثابت قدم بردارد.

انجام دادن کار صحیح، مهمتر از صحیح انجام دادن کارهاست.

افراد موفق عموما بر نحوه استفاده از وقت خود تسلط دارند.

از نقطه نظر مدیریت زمان استفاده بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف، عملی نیست مگر مشخص شود اوقات چگونه میگذرد.

موفقیتهای کوچک به اهداف بزرگ تبدیل می شوند.

مدیریت زمان به ما این امکان را می دهد که در پایان پریود های اندازه گیری، تمام کارهایی را که برای انجام دادن آن برنامه

ریزی کردیم، بطور کامل و به طریقه درست انجام دادیم . همچنین باعث کاهش تنش های موجود در سیستم میگردد و نومیدی و

بی نظمی را در کل سازمان و در فرد از بین میبرد که ایندو خود دلایل ایجاد تنش می باشند.

مقدمه

هر سازمان برای رسیدن به اهداف کلی و مقبول خود، احتیاج به سیستمی نظامند و قانون گرا دارد که برای رسیدن به این مهم

باید از نظام مدیریتی هوشمند و متفکری استفاده کند.

مدیریت باید همگام با سازمان، جهت رسیدن به اهداف کیفی و کمی خود، با تعریف خط مشی کیفی و کمی

درون سازمانی و ایجاد انگیزه برای پرسنل تحت اختیار خود، برای رسیدن به این مهم با گامهای استوار و ثابت قدم

بردارد.

باید در نظر گرفت که تمامی سازمان ها و مجموعه ها، با وجود به بازار داغ رقابت، تنها بقای خود را ایجاد

رضایت هر چه بیشتر در مشتریان می دانند و یکی از راههای کسب این رضایت، مدیریت مبنی بر استفاده صحیح از

زمانهای دردسترس می باشد.

تعریف هدف:

هدف یعنی نتیجه یا غایت از پیش تعیین شده برای هر فرد که باید واضح باشند و برای رسیدن به هریک از اهداف،

محدودیت زمانی مشخصی باید داشت. اهداف باید قابل اندازه گیری باشند و باید با مکتوب کردن، بدون کم و کاست

آنها را سازماندهی و طبقه بندی (با تشخیص اولویت) کرد.

اصل پارتو: 20 % کل افراد 80 % کل منابع را در اختیار داردند. این اصل در زمینه های دیگر نیز تعمیم یافته است:

%20 فروشندگان 80 % کل فروش

%20 کارکنان 80 % بار کاری

ویژگی های زمان:

1) وقت تنها منبعی است که تمام افراد بطور یکسان از آن برخوردارند.

2) وقت یک منبع کاملا اختصاصی است.

3) وقت غیر قابل ذخیره کردن است.

مدیریت زمان:

کل وقت در درسترس در طول هر روز 24 ساعت می باشد که طبق قوانین بین المللی در تمام دنیا، کل زمان

اختصاص یافته به کار در تمامی مشاغل 8 ساعت در روز می باشد که در کل هفته از کل زمان موجود ( 16 ساعت

در هفته )فقط از 40 ساعت آن برای کار میتوان استفاده نمود که کار بیشتر از این زمان شامل مقررات اضافه کاری

میگردد. پس باید تلاش کرد تا دریافت که چطور از وقت در دسترس میتوان استفاده نمود.

اصل پارتو در مدیریت زمان:

%20 از اهداف و کارهای محوله فردی 80 % منافع شخصی در بر دارد

افراد موفق عموما بر نحوه استفاده از وقت خود تسلط دارند.

تصور های غلط:

1) پرمشغله بودن و فعالیت بیش از حد، بهترین راه برای بیشتر کار انجام دادن است.

2) هرچه سخت تر کار کنیم، مشکلات وقت بر طرف میشود.

3) کار هنگامی بطور صحیح انجام می گیرد که توسط خود شخص انجام گیرد.

4) اساسی ترین فعالیتهای روزمره نیازی به برنامه ریزی ندارند.

5) اگر کارها را خوب انجام دهیم، به طرز خوبی از وقت استفاده کردیم.

انجام دادن کار صحیح، مهمتر از صحیح انجام دادن کارهاست.

مدیریت زمان به ما این امکان را می دهد که در پایان پریود های اندازه گیری، تمام کارهایی را که برای انجام دادن

آن برنامه ریزی کردیم، بطور کامل و به طریقه درست انجام دادیم. همچنین باعث کاهش تنش های موجود در سیستم

میگردد و نومیدی و بی نظمی را در کل سازمان و در فرد از بین میبرد که ایندو خود دلایل ایجاد تنش می باشند.

عوامل نومیدی:

1)تلاش بیش از اندازه

2)مسامحه (سهل انگاری)

3)انجام کارهای غلط

عوامل بکار گیری صحیح وقت:

1) مشخص کردن گام اول (عهد کردن برای رسیدن به هدف):

الف: معقول باشد. (دستیافتنی)

ب: دادن فرصت کافی (توقع انجام تمام کارها را در یک لحظه نداشته باشید)

ج: در نظر گرفتن تمام جوانب و ایجاد آمادگی لازم

د: تعیین تاریخ شروع

2) مشخص کردن شیوه استفاده از وقت در حال حاضر:

الف: کجا هستید و به کجا می خواهید بروید؟

ب: زیر نظر گرفتن کارهای شخصی (جدول زمانی روزانه)

ج: مشخص کردن درجه اهمیت هر فعالیت (مهم و فوری، مهم و غیر فوری، فوری غیر

مهم، بیهوده)

د: موانع و وقفه ها را فهرست کنید.

ه: بررسی نکات (پر بازده و کم بازده ترین زمان روزانه، پیدا کردن ترتیت و یا قالب

زمانی)

از نقطه نظر مدیریت زمان استفاده بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف، عملی نیست مگر مشخص شود اوقات چگونه میگذرد.

3)تعیین اهداف (بلند مدت و کوتاه مدت):

الف: مشخص کردن اهداف بلند مدت شغلی برای یکسال (ایجاد محدودیت زمانی)

ب: مشخص کردن اهداف بلند مدت شخصی برای یکسال (معنی بخشیدن به اهداف)

ج:مشخص کردن اهداف کوتاه مدت

4)تنظیم وقت روزانه:

( To-Do ) الف: ایجاد لیست کارهای روزانه بصورت انعطاف پذیر

ب:همخوانی با اهداف

ج: فهرست کارها به ترتیب اولویت

د: اصلاح لیست بصورت روزانه

موفقیتهای کوچک به اهداف بزرگ تبدیل می شوند.

عوامل اتلاف وقت:

1) وقفه ها ( اشخاص، تماس های تلفنی، بحران ها)

2) کاغذ بازی (نداشتن اولویت برای جواب به موارد مهم)

3) جلسات (عدم برنامه ریزی صحیح)

4) خواندن و نوشتن (لغات و اصطلاحات پیچیده)

5) تقسیم نادرست کار (انجام دادن تمالم کارها توسط یک فرد و محول نکردن کار به دیگر افراد)

6) کندی و تعلل (مسامحه، تنبلی، ترس، انتظار برای ایده)

7) صرف کردن وقت روی کاری غلط (انجام دادن کارهای ساده و بدون رعایت اهمیت)