درد دل......





کار تیمی  

واژه های کلیدی

کار تیمی ، تیم مدیریت ، تیم اجرایی، تیم حل کننده مشکل ، تیم خودگردان ، طراحی تیم، فرهنگ کار تیمی

چکیده

این مقاله ابتدا تعریفی از تیم ارائه میدهد و آنرا با گروه مقایسه میکند و در ادامه انواع تیم ها و کاربرد هر یک در

سازمان را معرفی مینماید سپس در مورد تکنیک های طراحی تیم صحبت میکند و در این رابطه در خصوص تعیین

وظایف و انتخاب اعضا برای انجام وظایف موجود در تیم بحث میشود در ادامه به اهمیت سیستم آموزش و تشویق در

تیم میپردازد و ذکر میکند که هر تیم برای موفقیت نیازمند این است که اعضا به آن اعتماد داشته باشند، در بخش

بعدی معایب کار تیمی را ذکر میکند و سپس با توجه به اینکه فرهنگ کار تیمی شالوده تیم است تکنیکی جالب و

موثر به نام واژگان کار تیمی را معرفی میکند.

مقدمه

امروزه تشکیل تیم دارای اهمیت بسیار زیادی میباشد .مزایای استفاده از تیم در کارها به قدری است که اکثر سازمان های موفق در

سطوح مختلف برای انجام کارهای گوناگون اقدام به تشکیل تیم میکنند.این کار بازدهی را به مقدار قابل ملاحظه ای افزایش میدهد و

موجب دمیده شدن روح تازه ای در سازمان میگردد. البته تشکیل تیم به نوبه خود کار خطیر و پر دردسری هم میباشد و مشکلاتی هم دارد ،

اما مزایای آن به قدری است که سازمان ها ی امروزی به سرعت در پی فراگیری تکنیک های کار تیمی میباشند.

ولی باید توجه داشت که بی توجهی به تکنیک های صحیح تشکیل و اداره تیم میتواند نتایج کاملا معکوسی به بار آورد و موجب

شکست در کار و افت بهره وری گردد.

-1 تعریف تیم و تفاوت آن با شکل های دیگرسازمان های گروهی

تیم شکلی است از کار مشترک بین افراد که با هم در هدف و وظیفه و یا خواسته ها مشترکند.در واقع تیم برآیند و نتیجه تغییرات

اعمال شده در سازمان های سنتی است ، یعنی در واقع ساختار سازمانی در تیم از شکل عمودی(سلسله مراتبی) به شکل افقی(کم عمق)

تغییر کرده است .

اما امروزه ساختار های دیگری هم برای ارتباط موثر متخصصین وجود دارد که در واقع نمیتوان آنها را تیم خطاب کرد ولی گاها با تیم

اشتباه گرفته میشوند. ساختارهای شبکه ای و گروه ار آن جمله هستند.

تیم،گروه و شبکه هر سه شکل سازمانی هستند که در آنها ایده های جدید زاییده میشوند،دانش تولید میشود و تواناییها گسترش میابند و

متعاقبا افراد ازسوی اعضا حمایت میشوندگروه

عملکرد دسته جمعی هدف تبادل اطلاعات

بسیار زیاد سینرژی ندارد

فردی و تیمی مسئولیت فردی

وابسته مهارت غیر وابسته

 

-2 انواع تیم ها و ویژگی آنها

در کل تیم ها به دونوع ،تیم مدیریت و تیم اجرایی تقسیم میشوند وهمچنین امروزه تیم ها بر حسب خودگردان بودن به دو طبقه زیر

تقسیم میشوند

.

الف: تیم حل کننده مشکل

ب: تیم خودگردان

-1-2 تیم حل کننده مشکل:

این تیم توسط مدیریت سازمان تشکیل میشود و مستقیما توسط سطوح بالای سازمان اداره میشود.این تیم از اعضایی با تخصص های

مختلف تشکیل میشود و وظیفه آن حل معظلات سازمان میباشد، به این شکل که اعضا هر یک تجارب و دانش و اید های خود را با تیم

مطرح میکنند.

تیم حل معظل یک تیم اجرایی است که بعد از اتمام کار موقتا منحل میشود و تا زمان پروژه بعدی اعضا با هم در ارتبط نمیباشند.این

تیم به مدیریت نیاز دارد و بسیاری از ویژگی های آن شبیه گروه میباشد(تبادل اطلاعات هدف است) با تفاوت اینکه اعضا اثر سینرژی در

تیم ایجاد میکنند و مشارکت در این گونه تیم از گروه بیشتر است .

1960 بعد از اینکه شرکت ها با رکود جهانی مواجه شدند ، کاربرد خود را یافتند .(شرکت جنرال موتورز در آن - این تیم ها از سال 70

زمان از اولین استفاده کنندگان این نوع تیم بود)

12 نغر میباشد و لازم است که طراحی این تیم با دقت بالایی انجام - تجربه نشان میدهد که تعداد مناسب اعضا جهت این تیم ها بین 5

پذیرد.

-2-2 تیم خودگردان:

این تیم خود ،خود را مدیریت میکند و به صورت کاملا خودگردان تصمیم گیری میکند و در جهت نیل به اهداف سازمان تصمیمات را

اجرایی میکند و مسئولیت شکست و اشتباه را همانند مدیر کل سازمان بر عهده دارد.

در تیم خودگردان تمام فعالیت ها از ابتدا تا انتها در تیم شکل میپذیرد و مشکلات توسط خود این تیم حل میشود و تمام اعضا در نتیجه

و همچنین مسئولیت شریک هستند در این قبیل تیم ها افراد هر یک سرباز تیم هستند و خود تیم کار آنها را بررسی میکند و نیازی به

کنترل مدیریت سازمان بر اعضای این تیم نیست.و اعضا در یک سطح هستند. در این تیم رده های مدیریت میانی حذف شده اند که این

خود هزینه ها را تا 40 % در مقایسه با قبل کاسته است.

این نوع تیم ها امروزه مورد توجه سازمان های بسیاری هستند.

تیم خودگردن یک سازمان دائمی ااست و تا زمانی که سازمان زنده است به فعالیت خود ادامه میدهد.

5

-3 طراحی تیم

تیم ها موفق نمیشوند مگر اینکه از ابتدا به درستی طراحی شده باشند و این مستلزم اقدامات زیر است:

-1 تعریف وظایف

-2 انتخاب اعضا جهت انجام وظایف

-3 آموزش و تشویق

-4 ایجاد اعتماد

-1-3 تعریف وظلیف:

برای مثال از یک تیم فوتبال شروع میکنیم این تیم برای رسیدن به هدف خود وظایف را تقسیم کرده و هر وظیفه به عهده اشخاص

خاصی قرار گرفته است و این اشخاص هر کدام برای انجام کار خود لازم است توانایی های خاصی داشته باشند تا بهره وری لازم را در تیم

ایجاد کنند.

 هر تیم که به صورت درست طراحی شده باشد دارای سه عامل پیشنیاز

میباشد (مسئولیت ،مهارت و وظیفه )

ترکیب تیم از اهمیت زیادی برخوردار است هر شخصی برای کار تیمی مناسب نیست و هر کسی نمی تواند به آسانی اخلاقی که تا کنون با

وی همراه بوده است را تغییر دهد .

اکثر تیم ها به دلیل اینکه فرهنگ کار با تیم را تجربه نمیکنند با شکست مواجه میشوند.برای کار تیمی لازم است که با اصولی آشنا شد

و به آنها پایبند بود ،در ادامه مقاله و در بخش واژگان کار تیمی این اصول را بیان خواهم کرد. در اینجا به همین نکته بسنده میکنم که

افرادی که در ابتدا در تیم قرار میگیرند باید آموزش پذیر باشند. این به آن معنی است که آمادگی یادگیری و اجرای اصول کار تیمی را داشته

باشند،آموزش پذیری شرط اول ورود افراد به تیم ما خواهد بود و این جدای از تخصص مورد نیاز ما برای تیم میباشد.

-2-3 آموزش و تشویق:

بعد از انتخاب اعضا کار تمام نشده است بلکه تازه شروع کار ما به عنو ان تشکیل دهنده و مدیر تیم است ،در این مرحله نوبت به آموزش

و تمرین اعضا میرسد ،ممکن است اعضای تیم ما از بهترین های تخصص خود باشند اما در حین آموزش یاد میگیرند چگونه با تیم

همکاری کنند ،گروه ی فرصتی پیدا میکنند تا توانایی های خفته خود را کشف کنند و در کل آموزش باعث ایجاد اثر سینرژی در گروه

میشود.

در تیم ایجاد یک سیستم ارزش گذاری و تشویقی لازم است . به طور کلی در بین افراد تیم دو نوع حس رقابت با هم و همکاری با هم

پدید می آید که کاملا طبیعی است.

سیستم ارزش گذاری و تشویق باید اثر حس همکاری را تقویت کند در عین حال که به حس رقابت بی توجهی نکند .راهکاری که برای

آن ارائه میشود این است که به فعالیت های فردی که منجر به پیشرفت تیم یا حل مشکل س ایر اعضا میشود ارزش بیشتری دهیم، وبه از

افرادی که با نبوغ و تلاش خود باعث پیشرفت کل تیم شده اند قدردانی کنیم.

3-3 ایجاد اعتماد:

واژه پارسی دوران “ Artah”) فعالیت بسیار مهم در تیم ایجاد حس اعتماد به تیم در بین افراد تیم میباشد . افراد باید به ارته بودن تیم

هخامنشی به معنی خوبی بر مبنی درستی ) ایمان داشته باشند .در رابطه با این واژه در قسمت بعدی مقاله توضیحات بیشتری ارائه خواه م

کرد.

قبل از ایجاد سیستم افقی سازمانی در تیم باید شرایطی به وجود آورد که کنترل کننده تیم باشد و این بدون ایجاد حس اعتماد به تیم

عملی نیست.

 عوامل سازنده اعتماد به تیم(کامل بودن یا ارته،کفایت،صداقت،وفاداری،امسجام وهماهنگی)

 

ارته بودن تیم باعث احترام شدید افراد به کامل بودن و درستی تیم میشود.(رجوع شود به بخش واژگان کار تیمی)

کفایت یعنی تیم دارای دانش کافی در زمینه های مورد نیاز خود باشد مثلا دانش کافی از قوانین و حسابداری و بازاریابی و یا هر چیز مورد

نیاز تیم .انسجام تیم یعنی که اعضای تیم در هر شرایطی با هم به نحو احسن کار کنند و وفاداری همانطور که از اسمش پیداست یعنی اینکه

هر یک از اعضای تیم همواره صلاح تیم را بخواهد و برای تیم از هیچ تلاشی فروگزار نکند .و صداقت یعنی اینکه اعضا ایده ها و نظرات

مثبت خود را بدون تردید با تیم در میان گذارند.

ایجاد اعتماد یکی از پیچیده ترین وظایف مدیر تیم میباشددر عین حال اصلی ترین وظیفه مدیر هم همین است.و نکته جالب این است که تا

حد زیادی به شرایط و خلاقیت فردی مدیر بستگی دارد،من در اینجا تنها به ذکر پیشنهادی برای مدیرتیم بسنده میکنم.

به همه نشان بده که مجذوب همه افراد تیم هستی همانقدر که مجذوب خودت هستی، در اینجا جا دارد این شعار معروف "همه

برای یکی و یکی برای همه "را به یاد داشت باشی

در تیم بازی کن تنها مربی نباش این امر اعتماد اعضا را به تو جلب خواهد کرد

با همه صادق باش و از همه صداقت بخواه البته این بدان معنی نیست که همه مسائل تیم را به همه اعضا تیم بگویی

احساسات خود را بروز بده اگر از کار کسی احساس رضایت کردی به او نشان بده که ارزش کارش را درک میکنی

کفایت خود را در مورد مسایلی که بیان میکنی و در مورد آنها تصمیم میگیری نشان بده

-4 مزایا و معایب کار تیمی

جالب است بدانید که تیم بهترین شکل سازمان نیست چون اساسا در مورد سازمان بهترین شکل وجود ندارد و با وجود مزیت های زیاد

تیم این شکل از سازمان هم دارای معایبی است.

اول به ذکر مزایای استفاده از شکل تیم در سازمان میپردازیم:

انگیزه افراد را به شدت بالا میبرد 􀂃

بهره وری را افزایش میدهد 􀂃

اعضا از خودشان احساس رضایت میکنند 􀂃

ارتباط افراد با هم بسیار قوی تر و کارا تر میشود 􀂃

توانایی افراد در مورد کار گسترش میابد 􀂃

انعطاف پذیری ساز مان را باعث میشود 􀂃

هزینه ها ر کاهش میدهد (چون مدیران میانی حذف شده اند ) 􀂃

با وجود این مزایا کار تیمی دارای معایبی هم هست این نوع کار استرس زیادی به مدیر وارد میکند و در مواقعی باعث میشود افراد دچار

یاس نسبت به ادامه کار شوند این به آن دلیل است که مدیریت خود را خود افراد انجام میدهند.

اما با تمام این مسایل کار تیمی هر روز بیش از پیش مورد توجه سازمان ها قرار میگیرد

واژه های کار تیمی

همانطور که گفته شد تیم فرهنگ خاص خود را می طلبد،بدون وجود این فرهنگ در بین اعضا هیچ تیمی به موفقیت نخواهد رسید.

در اینجا برای فرهنگ کار تیمی در درون تیم واژگان موثری را ذکر میکنم، با استفاده از این واژگان به عنوان قرارداد در تیم و استفاده

مکرر از آنها در حین کار میتوان نتایج فوق العاده ای کسب نمود.

:( Integrity) -1-5 ارته بودن

امروزه در زبان فارسی برای بیان این منظور کلمه ای برجا نمانده است ،نزدیکترین عبارتی که امروزه در فارسی به عنوان معادل

در زبان انگلیسی موجود است عبارت " خوب بودن " میباشد. integrity

را در زبان فارسی دارا میباشد.ولی در واقع این دو کلمه در زبان انگلیسی دارای Integrity و Faithful خوب بودن هر دو معنی

تفاوت معنایی هستند.

به شخص صادق و امین اطلاق میشود، خوبی وی خوبی معنوی است شخصی که میتوان با وی دوستی موفقی را شروع Faithful

به شخصی گفته میشود که کارها را کامل و تمام انجام میدهد، خوبی او بر مبنای درستی استوار است ،به عنوان Integrate نمود ولی

مثال وقتی میگوید ساعت 10 کاری را انجام خواهد داد آن کار ساعت 9:59 به اتمام رسیده است و یا وقتی قراری با کسی میگذارد یک

دقیقه قبل از زمان مورد نظر در محل حاضر است،شما میتوانید چشم بسته به وی اطمینان کنید.وی کارها را ورای دلایل انجام میدهد یعنی

هیچ دلیل منطقی و قابل قبولی نمیتواند وی را از انجام آنچه باید انجام دهد باز دارد، به عبارت دیگر این شخص همواره کلام خود است و

وقتی چیزی را گفت حتما انجام خواهد داد حتی اگر شرایط برایش فراهم نباشد.

در زمان حکومت سلسله هخامنشیان در ایران ( 500 قبل از میلاد) ایرانیان به این خصوصیت اخلاقی ارج می نهادند و افرادی را بزرگ و

می نامیدند. " (Artah) لایق شاهی میدانستند که دارای این ویژگی بودند،در آن زمان این ویژگی را " ارته

ارته بودن همان چیزی است که ما به عنوان شالوده تیم به آن احتیاج داریم ،تک تک افراد تیم باید این مفهوم را بشناسند و به آن

متعهد باشند.

توصیه من این است که شما به عنوان مدیر این واژه را طی جلسه ای برای افراد توضیح دهید و سپس آن را به صورت قرارداد در تیم

ثابت کنید. از این پس وقتی کاری به اعضای تیم سپردید بر ارته بودن آنها تاکید کنید و چه بهتر که جمله ای شبیه به جمله زیر را به اعضا

بگویید:

"دوستان جلسه بعدی ما روز دوشنبه ساعت 9 صبح در محل اتاق جلسات تشکیل خواهد شد لطفاً بر ارته بودن خود متعهد باشید "

-2-5 متعهد بودن:

در کار تیمی اعضا باید بدانند که سرنوشت تیم به تک تک آنها وابسته است و وقتی مسئولیتی قبول میکنند باید آن را به نحو احسن به

انجام برسانند. دوباره از مثال تیم فوتبال در اینجا استفاده میکنم :

فرض کنید دروازه بان تیم ملی کشوری در مسابقات جام جهانی فوتبال در مسابقه ای حساس وارد زمین شود، و در درون دروازه قرار

گیرد . این بدان معنی است که وی وظیفه دفاع از دروازه را پذیرفته و بدان متعهد است. او توسط مربی برای انجام این مسئولیت انتخاب

شده و با توافقی که بین او و مربی صورت گرفته این مسئولیت را پذیرفته است.او نمیتواند مسئولیت را بپذیرد ولی تمام تلاش خود را برای

انجام آن نکند، زیرا در دقایقی که تیم حریف حمله میکند سرنوشت کل تیم در دست اوست .او متعهد به دفاع از دروازه به هر شکل ممکن

است، نمیتواند برای بد بازی کردن خود در زمین دلیل بیاورد.

همانطور که از مثال فوق مشخص است کسی که به انجام کاری متعهد میشود باید بداند سرنوشت کل تیم در رابطه با آن مسئولیت در

دست اوست،او نباید بنا بر هر دلیلی حتی اگر قانع کننده از انجام دادن مسئولیت به نحو احسن سرباز زند.

لازم به ذکر است تعهدات را باید اعضا به مدیر با میل خود بدهند نه اینکه مدیر آنها را به این کار مجبور کند یا در عمل انجام شده قرار

دهد.

توصیه من این است که در جلسه ای این واژه را برای افراد توضیح دهید و از این پس وقتی مسئولیتی به کسی میدهید به او بگویید که

به انجام آن متعهد شود.

5 مشارکت:

تک تک اعضا باید بدانند که با تیم همکاری نمیکنند، به تیم کمک نمیکنند،در استخدام تیم نیستند و.....

آنها باید توجیه شوند که با تیم در حال مشارکت هستند.

این واژه دو بار معنایی دارد که به تیم کمک شایانی میکند.

-1 مشارکت کردن یعنی اینکه افراد در کار شریک هستند ،یعنی نتیجه کار مربوط به خود آنهاست ،تک تک اعضا در موفقیت یا

شکست تیم سهیم هستند همانطور که شرکاء یک کارخانه در سود و زیان آن شریکند

-2 مشارکت کردن یعنی اینکه کاری قبلا تعریف شده که ما اکنون در آن شریک هستیم،این بدان معنی است که کسی که متعهد

به انجام کاری میشود باید دقیقا بداند توقع تیم از وی چیست او چه کاری با چه جزییاتی را باید انجام دهد، با انجام این کار تیم

به کجا خواهد رسید و اهمیت این کار برای تیم چیست.

-4-5 ابهام:

با توجه به تعریف دوم ما از مشارکت ،ابهام معنی میابد.

در ذهن هیچ یک از افراد نباید نسبت به کاری که به آن متعهد هستند ابهام وجود داشته باشد.باید دقیقا بداند تیم از آنها چه میخواهد و

چه کیفیتی از آنها انتظار دارد.

توصیه من این است در مورد کارها و سخنان عبارت زیر را به وفور به کار برید:

" خانوم ها و آقایون محترم آیا در این زمینه ابهامی دارید؟"

در مورد واژگان کار تیمی قویا به شما توصیه میکنم : در به کار بردن این واژگان در حین جلسات و یا گفتگو با اعضا (البته بعد از جلسه

توجیهی) کوتاهی نکنید.این واژگان اثر جادویی در ارتقا فرهنگ کار تیمی در بین اعضا دارند.

كتيبه اي ماندگار ازمن | پنجشنبه پنجم آذر 1388 | 11:11 | + | موضوع: